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如何建设和运行好质量、环境和职业健康安全管理体系的思考

作者:
刘德军
来源:
2020/07/23 10:40

质量、环境和职业健康安全管理体系标准(GB/T 19001-2016/ISO9001:2015;GB/T24001-2016/ISO14001:2015;GB/T45001-2020/ISO45001:2018;)由全国质量管理和质量保证标准化技术委员会(SAC/TC 151)提出并归口,适用于所有行业和组织。采用三整合管理体系是公司的一项战略决策,能够帮助企业其提高整体绩效,为推动可持续发展奠定良好基础。贯彻管理体系是与公司“四个凡事”理念一脉相承、高度一致的,也是弘扬“三创”精神的重要实践路径。公司于7月2日召开的三体系(3MS)再认证部署会议上,总经理针对管理体系运行工作提出了“不是为了形式,要真正做好”的目标,要求各部门全员认真负责、全面贯彻落实好“领导作用”和“全员积极参与”原则。对认证工作组织领导、认证机构选择、体系文件修订换版、资料准备及开展内审和管理评审工作进行了多次部署。相关部门也做出了积极而卓有成效的工作。

一、建立管理体系务必坚持管理体系原则

质量管理包括以顾客为关注焦点、领导作用、全员积极参与、过程方法、改进、循证决策和关系管理等7项原则。这7项原理的具体内容在标准中有详细讲解,需要我们在体系运行中全面贯彻执行。在此仅重点说明领导作用和全员积极参与两项原则。

坚持领导作用原则。采用三整合管理体系是公司最高管理者确定的一项战略决策,贯彻好、执行好、落实好这项决策是实现公司高质量可持续发展的重要环节。这就要求我们公司党政领导成员、各部门负责人、各项目和技术负责人等各级领导和专业技术干部要充分发挥表率带头作用。坚持“党政同责、一岗双责、齐抓共管”原则,各自在分管领域、分管战线、分管部门主动承担起体系建设、运行和维护责任人职责。“火车跑得快、全凭车头带;领导带了头,群众有劲头!”各级领导务必发扬排头兵和先锋表率作用,这是实现管理体系一体化建设的根本所在。

坚持全员积极参与原则。就是要求公司每一名员工在内的全体人员把贯彻管理体系要求落实到本岗位的实际工作中。在这方面的理论分析无需赘言,“聚沙成塔、积腋成裘”“众人拾柴火焰高”的名言已阐明团结就是力量的硬道理,体系运行工作要求“一个人也不能少”,全员积极参与是实现管理体系一体化建设的关键所在。

二、贯彻管理体系务必提高认识坚持学习

我们在此共同做一次反思,为什么很多建立管理体系十几年的公司都没有运行好管理体系?通常表现在单位管理没有达到标准要求的规范化,各部门的整体战斗力和工作业绩没有突出表现出来,员工个人在体系建设方面没能得到应有的成长。这种情况,无论是对单位、对部门还是对员工个人都是百害而无一利的。造成这种局面的原因多种多样,其根本原因不外乎只有一个:就是学习不够。学习不够必然造成本领恐慌,直接导致对贯彻标准存在畏惧和回避心理,从而造成了管理体系与生产实践“两层皮”现象,工作是必须完成的,管理体系就被敬而远之、束之高阁了。为了更好的贯彻管理体系标准要求,实现公司和个人的全面发展,就务必加强学习和实践。一是要加强三个标准的学习和领会,只有找到了标准、领会了标准才有可能对照标准、贯彻标准。二是加强公司管理体系文件的学习和掌握。公司管理体系文件是经最高管理者签署发布的,规定了公司质量环境和职业健康安全管理方针、目标指标、管理原则、职能分配、任职条件、程序文件以及管理和技术文件等,是公司开展各项业务的基本遵循和重要指南。这是每一名员工都必须做到的硬性要求,没有丝毫的妥协和回旋余地。三是灵活运用公司的体系文件指导各岗位的生产经营工作。四是全员群策群力,结合本岗位工作实际及时为修订完善公司体系文件提出有益的程序、方案和建议。

三、运行管理体系务必重视采用过程方法

标准规定的质量管理体系要求是对产品和服务要求的补充。标准采用过程方法,该方法结合了“策划—实施—检查—处置”(PDCA)循环和基于风险的思维。过程方法使组织能够策划过程及其相互作用。PDCA循环使组织能够确保其过程得到充分的资源和管理,确定改进机会并采取行动。PDCA循环能够应用于所有过程以及整个管理体系。

PDCA循环可以简要描述如下:策划(Plan):根据顾客的要求和组织的方针,建立体系的目标及其过程,确定实现结果所需的资源,并识别和应对风险和机遇;实施(Do):执行所做的策划;检查(Check):根据方针、目标、要求和所策划的活动,对过程以及形成的产品和服务进行监视和测量(适用时),并报告结果;处置(Act):必要时,采取措施提高绩效。质查标准的结构在PDCA循环中的展示见下图,比较直观的再现了管理过程如何构成PDCA循环的。

注:括号中的数字表示GB/T19001-2016标准的相应章节。

四、实施管理体系务必与生产经营一体化

1.结合公司实际,由体系主管部门做好体系文件修订完善的组织协调工作。加强管理体系标准及体系建设知识培训工作,是开展公司体系文件的换版和修订工作的重要前提。人力资源部门和体系管理部门要切实组织好全员对三体系国家标准、公司管理体系三层次文件的学习掌握。结合当前疫情和生产实际情况建议采取小组集中学习和个人结合工作实际自学为主的方式。

2.各部门按职能分配原则,分工协作完成公司管理体系文件资料修订换版编写工作。在最高管理者的授权指挥下,在体系负责人的直接领导和参与下,由体系主管部门组织完成公司《管理手册和程序文件》《管理和技术文件》《作业记录表格》三层次文件的编写工作。公司各个部门根据职能分配和专业特点,完成本部门有关章节的编写工作。其中,《管理手册和程序文件》由体系主管部门统稿,其他所有各部门协作完成;《管理和技术文件》由综合管理部门统稿,其他所有各部门协作完成;《作业记录表格》由质量体系归口部门统稿,其他所有各部门协作完成。明确牵头责任部门、协助部门、参与部门及完成时限,强化典型示范和责任追究保障原则。

五、组织实施好内审和管理评审及外部审核工作。

体系归口管理部门做好内审工作部署,各部门按体系运行要求,完善本部门3MS文件资料,提供充分、适宜、有效的内审证实材料,做好迎接内审的各项准备工作。公司综合管理部门收集内审报告等管理评审输入材料。各体系分管归口部门及重要专业技术部门提交体系运行情况报告等管理评审输入文件。为公司最高管理者主持召开的管理评审会议做好充分准备。公司完成内审和管理评审工作之后,迎接认证公司三体系现场审核。完成不符合项纠正措施、预防预防措施等封闭工作,按PDCA循环原则持续改进公司管理体系运行和经营管理工作。

公司要求各部门及全体员工,切实提高管理体系思想认识,充分落实岗位职责担当行为,严肃三体系认证工作态度,贯彻“三创”精神和“四个凡事”管理理念,立足岗位弘扬“三光荣”“四特别”精神敬业担当,积极担负起本岗位应尽的管理体系建设和运行职责,团结一心为实现公司宏大的发展目标共创美好明天。